Основные изменения:
- Ключевые показатели эффективности (KPI)
- Напоминания и оповещения
- Панель быстрого запуска основных задач системы «Восточный экспресс»
- Анализ платежной культуры клиентов
- Персональные списки отборных папок в справочниках и журналах
- Изменение порядка открытых вкладок «Восточного экспресса»
- Поиск по задачам
- Новый диалог счета
- Развитие отчета «Полнота сбора»
- Контроль периодичности обновления дистрибутивов согласно СКСО 2011
- Оптимизация обработки информации по клиенту в документе по аудиту качества
- Отображение праздников клиентов и их контактных лиц в интерактивном Ежедневнике сотрудника (ПиР)
- Изменения в задаче «Обучение пользователей»
- Печать штампов о режиме конфиденциальности
- Отчет «Оперативная задолженность» – поиск потенциальных «навесов»
- «Акт сверки взаиморасчетов» в карточке клиента
- Одновременная загрузка нескольких выбранных файлов
- Новый биллинг
- Настройка учета подключенных/отключенных дистрибутивов в биллинге
- Отсрочка оплаты более месяца
1. Ключевые показатели эффективности (KPI)
Для анализа эффективности функционирования организации и представления Лидеру РИЦ и топ-менеджерам компании полной картины их бизнеса в КИС «Восточный экспресс» реализована задача «Ключевые показатели эффективности (KPI)».
В ней деятельность компании разбита на четыре области: Клиенты, Финансы, Бизнес-процессы и Персонал. Каждая область уже наполнена показателями, которые отражают реальное или плановое положение дел по тому или иному аспекту функционирования организации.
Базовые показатели создаются разработчиками, и мы уже добавили более 100 таких показателей. На их основе вы можете создавать ваши собственные показатели с помощью математических и логических операций. Показатели, для расчета которых нет данных в «Восточном экспрессе», могут импортироваться из других систем или вводиться вручную.
Для анализа показателей созданы специальные OLAP-отчеты. Значение каждого показателя можно проанализировать на разных уровнях, начиная от сотрудника, который вносит вклад в достижение значения показателя, и заканчивая всей компанией в целом. Для большей наглядности данная информация может быть представлена в графическом виде.
Основные возможности KPI:
1) Анализ бизнеса компании по различным областям. Создание собственных областей анализа;
2) Создание собственных составных показателей на основе базовых с помощью формул и фильтров;
3) Расшифровка составных показателей до их компонентов;
4) Возможность получения данных на разных уровнях (РИЦ/Отдел/Сотрудник/Клиент) в OLAP-отчетах;
5) Визуализация данных с помощью построения стандартных графиков из OLAP-отчетов;
6) Анализ динамики изменения значений показателя;
7) Импорт/ввод значений показателей, которые невозможно рассчитать в «Восточном экспрессе»;
8) Предварительный автоматический расчет показателей в нерабочее время, что позволяет оперативно формировать отчеты.
Таким образом, KPI в КИС «Восточный экспресс» — это мощный инструмент, который позволит компании оценить, насколько эффективно она движется к выполнению своих целей и задач, а также оценить работу сотрудников компании, включив отдельные показатели из областей в систему мотивации сотрудников.
Мы будем развивать возможности KPI и добавлять новые базовые показатели – в первую очередь те, которые получат наибольшую поддержку на нашем форуме. Присоединяйтесь к обсуждению!
2. Напоминания и оповещения
Новая задача «Напоминания и оповещения» позволяет сотрудникам РИЦ в режиме реального времени узнавать о важных для них событиях. О появлении нового события можно узнать по загоревшемуся индикатору на главной панели запуска задач.
В релизе 2.4 поддержана возможность получать оповещения о поручениях и работах – т.е. информацию о произошедших событиях в ПиР. Например, для исполнителя запланирована работа, на рассмотрение менеджеру переведено поручение, завершено поручение и другие.
Сообщения могут приходить как к непосредственным участникам события, так и к их руководителям. Например, в случае удачного завершения поручения по продаже сообщение об этом может поступить как самому дилеру, так и его руководителю. Это позволяет сотрудникам в режиме реального времени получать информацию об изменениях в их ПиР, а руководителям контролировать эффективность работы их подчиненных с клиентами.
Из текста сообщения одним кликом по ссылке осуществляется переход в диалог основных элементов события (клиент, поручение, работа) для более детального изучения информации по ним.
Каждый сотрудник может управлять своим списком сообщений, используя поиск, отборные папки и метки (цветовое выделение сообщения).
Задача «Напоминания и оповещения» будет развиваться: мы будем расширять состав бизнес-участков, по которым будут формироваться сообщения для сотрудников и их руководителей. Например, сообщения об оплате счета клиентом, о появлении нового графика для СИО, о появлении новой рекомендации для отработки у клиента и т.д.
Мы приглашаем всех к активной работе на форуме – вместе с Вами мы определим, о чем в первую очередь стоит оповещать сотрудников РИЦ.
3. Панель быстрого запуска основных задач системы «Восточный экспресс»
Для удобной работы с основными задачами КИС «Восточный экспресс» в релизе 2.4 создана специальная панель, в которой располагаются кнопки для быстрого перехода в:
- Избранное
- Проводник рабочего режима
- Клиенты
- Ежедневниксотрудника
- Оповещения и напоминания
- Новости
- Справка
Эта панель всегда доступна Вам во время работы с системой, что позволяет:
1) В любой момент времени с помощью одного клика вызвать нужную задачу;
2) В режиме реального времени получать новые сообщения (рядом с кнопкой «Оповещения и напоминания» появляется соответствующий индикатор с количеством новых сообщений);
3) Видеть информацию о количестве поступивших новостей после обновления системы (рядом с кнопкой «Новости» появляется соответствующий индикатор с количеством непрочитанных новостей).
4. Анализ платежной культуры клиентов
В КИС «Восточный экспресс» накоплены данные, позволяющие ответить на вопрос: когда именно (в каких числах) клиент осуществлял оплату. По ним может быть собрана статистика, которая будет говорить о типичном поведении клиента — его «платежной культуре».
Новый управленческий отчет «Анализ динамики платежей клиентов» помогает анализировать собранную статистику платежного поведения и на основе этого прогнозировать будущую дату оплаты, а также отслеживать ситуации, когда типичное поведение клиента меняется.
Например, клиент несколько лет платит регулярно раз в месяц, имея при этом стабильно 1 месяц долга. При этом дата оплаты обычно приходится на середину месяца. Если платеж от клиента придет в конце месяца, то это будет сигналом об изменении его типичного поведения.
Отчет «Анализ динамики платежей клиентов» может послужить как инструмент для превентивной диагностики отключений. Чаще всего именно ухудшение своевременности (регулярности) оплаты услуг свидетельствует об изменении отношения к СПС как к важной (обоснованной) статье затрат.
5. Персональные списки отборных папок в справочниках и журналах
«Восточный экспресс» содержит простой механизм создания отборных папок, которым пользуются сотрудники РИЦ, создавая нужные для решения своих задач папки. Разработчики также периодически поставляют новые отборные папки, призванные решать типичные задачи. Со временем количество папок растет, особенно в журнале клиентов, в то время как конкретный сотрудник в своей работе использует ограниченный набор папок.
Начиная с релиза 2.4, каждый пользователь сможет настроить, какие отборные папки он хочет видеть в списке, а какие ему не нужны. Настройка видимости выполняется в диалоге настройки папок, в котором теперь объединены и настройки панели папок. В левой части диалога в дереве папок располагаются две колонки с флагами «Список» и «Панель». Включенность флагов в соответствующей колонке определяет видимость папки в списке папок или на панели задач в справочнике \ журнале для конкретного пользователя.
Все папки в дереве помечены разными цветами, что позволяет легко ориентироваться в возможностях изменения параметров конкретной папки:
- красный — папка от разработчиков, которую нельзя изменять;
- желтый — папка от разработчиков, которую можно изменять;
- зеленый – папка РИЦ: можно изменять;
- голубой — личная папка текущего пользователя: можно изменять.
Для каждой папки появилась возможность написать комментарий по особенностям ее работы или прочей важной для пользователя информации.
6. Изменение порядка открытых вкладок «Восточного экспресса»
На главной панели «Восточного экспресса» часто открыто множество вкладок, с которыми работает пользователь: проводник рабочего режима, клиенты, журналы, отчеты, ежедневник и т.д. Со временем открытые вкладки накапливаются и отображаются в произвольном порядке, что затрудняет ориентацию в них. В релизе 2.4 появилась возможность менять порядок открытых вкладок! Для этого достаточно «перетащить» нужную вкладку с помощью мыши, удерживая левую кнопку, как это делается во всех современных браузерах.
7. Поиск по задачам
Количество задач в «Восточном экспрессе» продолжает расти и ориентироваться в них становится сложно. Наиболее часто используемые задачи можно поместить в «Избранное», откуда их легко и быстро открыть с помощью «звездочки» на панели инструментов. В других случаях Вам поможет новая функция «Поиск по задачам», которая располагается в проводнике рабочего режима. Поиск происходит по наименованию задачи: в поле поиска можно ввести начало любого слова в названии задачи. Во время поиска дерево папок задач скрывается, а в проводнике выводятся результаты поиска. Из списка найденных задач можно запустить выбранную задачу или открыть папку с ней в дереве папок проводника рабочего режима, а также поместить задачу в «Избранное».
8. Новый диалог счета
В релизе 2.4. реализован новый диалог счета на оплату. Теперь работать с этим документом стало еще проще, удобнее и быстрее!
Работать со счетом теперь можно так же, как с расходной накладной, бюджетом клиента, договором и доп. соглашением, потому что все типовые действия с этими документами (например, добавление товаров, установка скидки и т.п.) теперь выполняются одинаковым образом.
Помимо улучшения внешнего вида документа, появились новые возможности, упрощающие работу с ним:
1) «Групповая смена сетевитости дистрибутивов». Теперь работая со счетом на поставку можно быстро менять тип сетевитости у выделенных дистрибутивов и тем самым оперативно составлять подходящее предложение для клиента;
2) «Настройка действий». Теперь все действия в счете по добавлению товаров, созданию документов, подбору фин. условий и т.д. вынесены в специальную задачу «Настройка действий над объектами». Это означает, что все эти действия могут гибко настраиваться под индивидуальные потребности РИЦ, а также сотрудники компании могут самостоятельно создавать необходимые им действия;
3) «Настройка видимости колонок». Теперь табличная часть с товарами может гибко настраиваться под нужды сотрудников компании, т.е. можно добавлять/скрывать колонки в табличной части, а также изменять их порядок. Таким образом в документе будет отражаться только необходимая информация, а все лишние и отвлекающие внимание колонки будут скрыты;
4) «Возможность скрывать панель с настройками». Теперь на второй вкладке счета имеется возможность скрыть панель с настройками (параметры схемы поставки, периода, типа прейскуранта и пр.). Таким образом внимание сотрудника будет полностью сосредоточено на табличной части с товарами, ничто не будет отвлекать его от подбора наиболее выгодного предложения для клиента.
В релизе 2.4 поддерживаются оба интерфейса диалога счета на оплату, чтобы Вы могли выбрать наиболее удобный момент для перехода. Переключение между старым и новым интерфейсами можно выполнить, установив специальный флаг в Свойствах учета (Консультант/Общие).
9. Развитие отчета «Полнота сбора»
Оценить значение полноты сбора платежей клиентов легче, получая эту информацию в динамике, т.к. она дает нам на порядок больше информации, чем когда мы видим статичную картину на текущий момент времени. Например, нельзя однозначно ответить на вопрос плохо или хорошо, что на 15 декабря значение полноты сбора равно 0.55. Но если известно, что в предыдущие полгода на 15 число каждого месяца значение полноты сбора находилось около значения 0.7, то на этот вопрос можно однозначно ответить: в декабре ситуация ухудшилась.
В релизе 2.4 поддержана возможность формировать отчет «Полнота сбора» на выбранную дату, в том числе в прошлом, чтобы получить данные за прошедшие месяцы и иметь возможность сравнить их с текущими значениями.
Дополнительно в отчете появилась возможность вывести размер и дату переплаты (аванса) клиента. Это позволяет оперативно отслеживать лояльных клиентов (тех, кто платит авансом). При этом можно «поощрить» данных клиентов путем создания дополнительного соглашения о фиксации цен (на период и сумму аванса) непосредственно из отчета «Полнота сбора».
10. Контроль периодичности обновления дистрибутивов согласно СКСО 2011
Согласно СКСО 2011 п.1.1, дистрибутив считается необновленным в случае отсутствия обновлений всех входящих в его состав обслуживаемых информационных банков.
В релизе 2.4 поддержана возможность контроля периодичности обновлений дистрибутивов по этому стандарту. В отчет «Контроль периодичности обновлений» добавлен флаг «Контролировать обновление всех ИБ дистрибутива» (по умолчанию включен). При включенном флаге нарушением будет считаться отсутствие обновлений всех ИБ дистрибутива. В «Сводный отчет по USR (OLAP)» добавлены новые показатели для расчета нарушения периодичности обновлений, которые учитывают отсутствие обновлений всех ИБ дистрибутива.
11. Оптимизация обработки информации по клиенту в документе по аудиту качества
Для эффективного проведения аудита качества и оперативности обработки информации по клиенту в релизе 2.4 добавлены новые автоматические вопросы: Наличие долга, Наличие конкурента, Наличие незакрытых рисков и угроз, Регулярность обновления дистрибутивов, Проведение презентаций.
Также для оперативного внесения информации по клиенту в документе аудита качества реализован переход из вопроса на конкретную вкладку карточки клиента. Например, из вопроса по наличию действующего конкурента по кнопке можно перейти на вкладку «Конкуренты» и актуализировать информацию по ним. Это существенно сокращает время занесения результатов аудита.
Вкладка карточки клиента, на которую будет осуществляться переход, настраивается в диалоге вопроса.
12. Отображение праздников клиентов и их контактных лиц в интерактивном Ежедневнике сотрудника (ПиР)
При подготовке к посещению клиента сотрудник обязательно проверяет информацию о праздниках клиента и его контактных лиц. В релизе 2.4 в интерактивном Ежедневнике сотрудника (ПиР) появилась возможность просмотра праздников клиентов и их контактных лиц, с которыми в настоящее время работает специалист по любому направлению деятельности. Праздники отображаются в отдельном блоке сетки ежедневника при включенной кнопке «Показывать праздники» на панели инструментов. Теперь подготовка к посещению клиента будет проходить еще быстрее и эффективнее!
13. Изменения в задаче «Обучение пользователей»
Планируя работу по обучению контактных лиц (КЛ) клиентов работе с К+ сотрудникам Учебного центра РИЦ бывает необходимо разделять необученных КЛ на тех, у кого уже проводилось обучение, но истек срок его действия, и тех, кто ни разу не проходил обучение.
В релизе 2.4 для КЛ, прошедших обучение работе с К+, выделена новая степень обученности «Не обучен (истек срок)». Таким образом, КЛ, для которых в системе нет ни одного документа об обучении будут иметь степень обученности «Не обучен», а КЛ, у которых истек срок действия обученности (согласно настройкам Свойств учета) будут иметь степень обученности «Не обучен (истек срок)».
При расчете степени обученности клиента КЛ с «Не обучен (истек срок)» будут считаться не обученными.
Отобрать КЛ с просроченным обучением можно в отчете «Контроль доли обученных пользователей», используя разрез «Степень обученности КЛ».
При подключении нового клиента или при появлении у уже сопровождаемого клиента новых сотрудников Учебный центр РИЦ проводит для них первичное обучение приемам работы с К+. В РИЦ могут составляться планы по обучению именно новых сотрудников, чтобы расширять базу обученных пользователей, согласно СКСО 2011 п.5.2.
В релизе 2.4 для КЛ появилась возможность рассчитать дату первичного обучения, которая равна дате самого раннего из обучений с видом «Базовое» или «Профессиональное».
В отчеты «Контроль доли обученных пользователей» и «Обучение пользователей» добавлен разрез «Дата первого обучения» и показатель «Количество первично обученных пользователей», который выводит количество первично обученных КЛ за отчетный период. Данный показатель позволит оценить эффективность работы по обучению с новыми пользователями.
14. Печать штампов о режиме конфиденциальности
В релизе 2.4 при выводе на печать результатов построения статических и OLAP-отчетов, а также при экспорте данных из справочников и журналов для дальнейшей печати появилась возможность отображать штамп о конфиденциальности информации. При включенном в Свойствах учета (Консультант/Отчеты) флага «Печатать штамп «Коммерческая тайна»» в печатную форму добавляются строчки со штампом «Коммерческая тайна» и с указанием наименования главной компании РИЦ и ее юридического адреса, а также строчки с ФИО сотрудника, сформировавшего отчет, и датой его формирования.
15. Отчет «Оперативная задолженность» – поиск потенциальных «навесов»
Для определения потенциальных «навесов» важно отслеживать ситуации, когда от сопровождаемого клиента не поступают оплаты и не возвращаются подписанные акты.
Для упрощения процедуры определения таких ситуаций в релизе 2.4 в отчет «Оперативная задолженность» добавлен флаг «Только с невозвращенными актами в месяцы задолженности». При включенном флаге в отчет попадут только те клиенты, у которых есть невозвращенные акты за месяцы, в которых у него есть задолженность. В колонках отчета выводятся месяцы задолженности и месяцы, за которые не возвращены акты.
16. «Акт сверки взаиморасчетов» в карточке клиента
В релизе 2.4 в карточке клиента появилась новая вкладка «Акты сверки» (в папке «Документы»).
Теперь в удобном виде можно просматривать всю историю создания документов «Акты сверки взаиморасчетов» по клиенту. Здесь же можно создать новый акт сверки и отредактировать имеющиеся документы.
17. Одновременная загрузка нескольких выбранных файлов
Начиная с релизе 2.4 во всех документах, в которых имеется компонент «Вложения», а также в карточке клиента на вкладке «Внешние файлы», реализована возможность одновременной загрузки в сразу нескольких выбранных файлов, что значительно ускоряет скорость работы сотрудника с данным элементом.
18. Новый биллинг
В релизе 2.4 произведены значительные улучшения в скорости работы и визуальном представлении задачи «Биллинг».
Улучшения в скорости работы были выполнены в следующих блоках: запуск биллинга, создание документов, формирование ВПФ.
В диалоге биллинга теперь имеется возможность:
1) Настраивать выводимые колонки и порядок их следования;
2) Настраивать многофакторную сортировку данных (например, сначала по СИО, а внутри них по номерам клиентов или номерам документов);
3) Использовать отборные папки для выборки необходимых клиентов или документов по определенному признаку.
Создание, печать, удаление документов представлено в виде линейных процессов, благодаря чему теперь очень легко выполнить каждое из этих действий.
19. Настройка учета подключенных/отключенных дистрибутивов в биллинге
В релизе 2.4 появилась возможность настройки учета подключаемых/отключаемых дистрибутивов в биллинге.
Ранее биллинг выписывал документы на дистрибутивы, если они обслуживались в выбранном месяце хотя бы один день. При этом не анализировалось, когда эти дистрибутивы были подключены/отключены.
Но, например, распространенной практикой является такой подход, когда при установке дистрибутивов после 20 числа не берутся деньги за обслуживание клиента в месяце установки. Или, часто используется подход, когда в случае отключения дистрибутива до даты отправки файлов регистрации, деньги за обслуживание клиента в этом месяце также не берутся.
При этом указанные правила могут видоизменяться в зависимости от проводимой политики РИЦ. Поэтому была реализована гибкая настройка этих правил в системе. Теперь Вы можете настроить автоматическое применение тех правил, которые приняты в вашем РИЦ и тем самым избавиться от необходимости контроля выписываемых документов в биллинге для клиентов, у которых были подключения/отключения дистрибутивов в отчетном месяце.
20. Отсрочка оплаты более месяца
В релизе 2.4 реализована возможность давать для клиента отсрочку платежа более чем в один месяц, что позволяет более гибко выстраивать взаимоотношения с клиентом. Например, если клиенту дана отсрочка платежа на 1 месяц, то при реальном долге клиента в 2 месяца, система будет считать, что задолженность клиента составляет только 1 месяц (это относится к отчету «Полнота сбора» и «Оперативная задолженность»).
