С чего начать внедрение КИС «Восточный экспресс»

Собрать максимум информации о нашей системе

Такое важное решение, как внедрение комплексной информационной системы, нужно принимать, располагая максимумом доступной информации о ее возможностях.  Для этого можно:

• ознакомиться с функциями системы
• посмотреть записи онлайн - семинаров
• задать нам оставшиеся вопросы в переписке или по телефону
• заказать персональный онлайн семинар, на котором эти вопросы можно обсудить.

Для этого можно ознакомиться с коммерческим предложением на поставку и внедрение КИС "Восточный экспресс". Также нужно выяснить, не распространяется ли на Ваш РИЦ действие одного из наших специальных предложений.

Сформулировать цели проекта

Ради чего Вы хотите потратить время и деньги? И Вам, и нам нужно четко понимать, какие цели ставит Лидер РИЦ и руководство компании перед новой информационной системой. Для этого нужно ответить на следующие вопросы:

• Чего в первую очередь хочет Ваш РИЦ от новой информационной системы?
• Какие участки будут внедряться в первую очередь?
• На чем сосредоточиться?
• Чем можно на первом этапе пренебречь?
• Какой эффект Вы хотите получить и как быстро?

Начать формирование команды проекта

Сильная и мотивированная команда внедрения в РИЦ - залог успеха проекта, особенно учитывая тот факт, что с целью снижения стоимости проекта для заказчика внедрение производится удаленно по специально разработанной методике, предполагающей активное взаимодействие с представителями РИЦ.

В первую очередь надо определиться с руководителем проекта внедрения. Важно, чтобы руководитель внедрения имел реальные полномочия на проведение организационных мероприятий, координацию и планирование работы различных подразделений. Поэтому мы рекомендуем возлагать руководство проектом на одного из высших руководителей РИЦ.

Также мы рекомендуем включить в состав команды проекта руководителей подразделений, в которых будет проводиться внедрение. Их непосредственное участие в работе по запуску новой информационной системы позволит быстро и эффективно организовать работу, обеспечить необходимую мотивацию сотрудников, свести к минимум срок запуска участков.

Третий компонент команды внедрения - экспертная группа. Эта технология была предложена нашими заказчиками и быстро доказала свою состоятельность. Суть ее в том, что из числа сотрудников компании выделяются специалисты, которым поручается в будущем отвечать за решение тех или иных вопросов, связанных с работой КИС "Восточный экспресс". Например, специалисты по анализу информации из USR-файлов, специалисты по ведению процесса продажи и т.п. В процессе внедрения соответствующих участков данные сотрудники будут активно вовлекаться в работу, проходить обучение, им будут оказываться необходимые консультации. Работу остальных сотрудников РИЦ при этом предлагается организовать таким образом, чтобы при возникновении у них вопросов по работе с КИС "Восточный экспресс" они обращались к соответствующему члену экспертной группы, за спиной которого будет поддержка разработчиков системы. Это позволит ему быстро накапливать опыт и компетенции по вопросам эксплуатации информационной системы и стать настоящим экспертом в этом вопросе.

Заполнить опросные листы

Опросные листы (опросники) - важный и основной источник информации о Вашем РИЦ на первых этапах внедрения. Информация, содержащаяся в них, позволит нам провести удаленное экспресс-обследование бизнес-процессов, протекающих в компании, задать необходимые уточняющие вопросы и в конечном итоге дать предварительные ответы на очень важные вопросы, которые всегда стоят перед началом проекта внедрения:

• Насколько данному РИЦ подходит именно КИС "Восточный экспресс"?
• Какой важной функциональности не хватает, можно ли провести необходимые доработки системы и в какие примерно сроки?
• Что придется перестраивать в работе РИЦ с переходом на новую информационную систему?
• Сколько примерно продлится внедрение и каков будет его план?

Фактически, окончательное решение о начале внедрения КИС "Восточный экспресс" может быть принято только после анализа опросных листов.

К опросным листам также необходимо прикрепить образцы первичных документов, составляющих документооборот с клиентами (счета, акты оказания информационных услуг, формы договоров). Наш опыт показывает, что анализ примеров заполненных первичных документов дает много информации о специфике документооборота и политики ценообразования, важной для правильной оценки степени соответствия информационной системы бизнес-процессам РИЦ.

В свою очередь, мы вместе с опросными листами поставляем примеры стандартных форм документов, которые формируются в КИС "Восточный экспресс". Проанализировав их, специалисты РИЦ могут сделать вывод о том, насколько они удовлетворяют их требованиям и какие требуются дополнительные настройки или доработки системы в этой части.

Вы можете получить опросные листы, написав нам письмо по адресу welcome@oe-it.ru или оставив сообщение на этом сайте.

Ознакомиться с Уставом проекта

Устав проекта - это основной рабочий документ, который регламентирует порядок взаимодействия участников внедрения. В нем описываются правила обмена информацией между РИЦ и разработчиками системы, устанавливаются нормативы этого взаимодействий. Строгое соблюдение процедур, предусмотренных Уставом проекта, вносит в ход проекта порядок и в конечном итоге приводит к сокращению срока внедрения КИС "Восточный экспресс" и повышению качества освоения системы.

Типовой Устав проекта внедрения Вы можете заказать прямо сейчас.

Перед началом проекта на базе типового устава должен быть разработан и согласован Устав для внедрения конкретно в Вашем РИЦ, учитывающий цели проекта и все особенности процесса взаимодействия.

Начать подготовку информации для загрузки в "Восточный экспресс"

Важным качеством процесса внедрения является то, что мы обеспечиваем перенос информации из прежней информационной системы (или из нескольких источников, если в РИЦ ранее эксплуатировалось несколько программ) в КИС "Восточный экспресс". Как правило, перенос данных является первым этапом процесса внедрения, а полнота и качество перенесенной информации определяют длительность дальнейших этапов. Поэтому желательно еще до начала внедрения определиться с тем, каким способом накопленные в РИЦ данные будут переноситься в новую информационную систему.

Стандартных способов переноса информации два:

• импорт информации из отчета РИЦ, предоставляемого в КЦ, и файлов регистрации
• выгрузка информации в виде файлов установленного формата.

Импорт из отчета РИЦ и файлов регистрации - это самый быстрый и надежный путь переноса информации, гарантирующий ее правильную загрузку. Однако очевидно, что таким способом не может быть перенесена информация, отсутствующая в указанных файлах - например, о номерах договоров с клиентами или о предоставленных им скидках. Эту информацию придется вводить в систему вручную. В целом данный способ рекомендуется к использованию в малых РИЦ.

Более крупным РИЦ мы предоставляем формат данных, в котором просим подготовить информацию для загрузки. Формат очень прост - это набор файлов в формате CSV (текстовые файлы, в которых данные разделены запятыми или точками с запятой), который может быть отредактирован, например, в Excel. Получить эти файлы можно, написав выгрузку из прежних систем. Формат данных также допускает ручное их редактирование перед загрузкой.

Текущую версию формата Вы можете заказать прямо сейчас.

Таким образом, в случае выбора второго варианта переноса Вам потребуется сформировать файлы с информацией для загрузки. Мы предлагаем сделать это разработчикам программ, из которых информация будет переноситься, т.к. только они досконально знают структуру данных разработанных ими программ. Однако в случаях, когда разработчики более недоступны или по каким-то причинам их привлечение невозможно, наши специалисты могут изучить данный вопрос самостоятельно и в виде дополнительной услуги обеспечить перенос информации своими силами.

Заключить договор на поставку, внедрение и сопровождение КИС "Восточный экспресс"

Вы можете ознакомиться с типовым договором, оставив нам заявку.

Сразу после заключения договора наши специалисты будут готовы приступить к переносу информации и формированию базы данных Вашего РИЦ.